Менеджер по документообороту

- Вела переговоры по электронной почте и телефону с сотрудниками клиентов, ответственными за документооборот, согласовывала и проверяла на правильность заполнения договоры и приложения/дополнительные соглашения к ним. - Осуществляла контроль за своевременными оплатами от клиентов. - Взаимодействовала с другими сотрудниками организации, выполняла их поручения по подготовке пакета документов, необходимых для проверки контрагента, подготавливала типовые договоры для клиентов, находящихся на абонентской плате для отдела обслуживания абонентов. - Осуществляла сканирование документов, при необходимости. - Выполняла постановку задач бухгалтеру в Битрикс 24 о необходимости подготовить закрывающие документы по факту выполненных работ/оказанных услуг. - Осуществляла контроль за своевременной подготовкой закрывающих документов и отправкой их клиентам. - Участвовала в еженедельных совещаниях с руководителем, с целью подведения итогов недели и обсуждения дальнейшей стратегии, поиска оптимальных решений для ускорения процессов согласования и оплат. - Обеспечивала жизнедеятельность офиса: заказ воды, кофе, чая, сахара, канцелярии, бумаги, конвертов, контроль за их своевременным пополнением. - Следила за поддержанием порядка в обеденной зоне, по мере необходимости пополняла офисную аптечку. - Регистрировала входящую корреспонденцию (более 100 писем в месяц). - Отправляла курьерской службой полный пакет документов клиентам (договор, приложение/доп. соглашение, акт, счет, счет-фактура),создавала накладные и осуществляла контроль за наличием конвертов для курьерской доставки. - Помогала бухгалтеру в заполнении журнала инструктажа по технике безопасности и трудовых книжек. - Организовала системное хранение и архивирование первичной документации в бумажном виде. - В процессе работы удалось наладить процесс документооборота в организации с более чем 20 клиентами, оригиналы документов отправляла вовремя, посредством курьерской доставки, следила за возвратом наших экземпляров от клиентов. - Заранее напоминала клиентам об оплатах, что позволило почти устранить задолженности со стороны контрагентов (в итоге из более чем 20 клиентов только 2 клиента не оплачивали вовремя, компания работала по постоплате). - Удалось договориться с поставщиком воды на снижение цены за бутыль, что позволило сэкономить организации несколько тысяч рублей в месяц. Имеется рекомендательное письмо.